Come organizzare il lavoro in ufficio
Come organizzare e gestire in modo efficiente ed efficace il lavoro
Nel lavoro quotidiano ci troviamo spesso a dover svolgere più attività (gestire le telefonate, scrivere email, scrivere lettere, compilare moduli, registrare documenti, archiviare documenti, eccetera). A volte sembra di dover svolgere più lavori contemporaneamente. In realtà non è così, occorre imparare ad organizzare il proprio LAVORO.
Stabilire la priorità dei lavori da eseguire.
Come procedere:
- FARE UNA LISTA DELLE COSE DA FARE
Sforzarsi di fare una lista dei lavori da svolgere (suggerisco di scrivere la lista e di non affidare tutto alla memoria) ad esempio usando un semplice foglio di carta oppure utilizzando un programma gratuito di scrittura. - TENERE UN’AGENDA cartacea o elettronica (segnare tutte le cose da fare man mano che vengono assegnate).
Altre IDEE
Suddividere ogni lavoro in PIU’ FASI o PIU’ PASSAGGI ed inserirli nella lista.
- NO PERFEZIONISMO, evitare il perfezionismo, ad esempio controllando sempre il lavoro già svolto, dando importanza a dettagli trascurabili, ciò può far perdere tempo ed impedire di svolgere tutti i compiti tempestivamente.
- Ridurre al massimo le DISTRAZIONI nell’ambiente di lavoro (email, whatsapp, facebook, skype eccetera). Disattivare le notifiche se possibile e fissare dei momenti precisi durante la giornata per leggere/rispondere alle mail o guardare i social.
- Prendere l’abitudine di fare un CONTROLLO della lista dei lavori da fare ad inizio giornata e a metà giornata per un check up.
- Gli ERRORI ci possono essere, bisogna imparate ad accettare i propri errori o le osservazioni ricevute.
- Limitare i DANNI di un eventuale ritardo o errore rendendosi disponibili e flessibili nel cercare una soluzione; non nascondere mai gli errori, soprattutto in ambito contabile e fiscale.
- RIORGANIZZARE il lavoro in caso di ritardo nei tempi di esecuzione, ad esempio sostituire una serie di telefonate con l’invio di email oppure richiedere un aiuto nel caso in cui si preveda di non rispettare una scadenza stabilita.
Nell’organizzare la lista delle cose da fare (to do list) occorre considerare, ad esempio, quali sono i:
✔ Lavori urgenti: lavori che richiedono di essere svolti subito o entro la giornata (ad esempio: per rispettare i termini di consegna o i termini di pagamento).
✔ Lavori importanti: lavori da eseguire entro una determinata DATA (mettere in scadenza, organizzare il lavoro).
✔ Lavori di routine: lavori che si sanno già svolgere e che si ripetono ogni giorno, ogni settimana o una volta al mese (valutare il tempo richiesto essendo compiti già noti).
✔ Lavori particolari: incarichi nuovi (bisogna cercare di capire quanto tempo richiedono, entro quanto tempo bisogna eseguirli e se occorre anche la collaborazione di colleghe/i).
Indicazione personale: nel rispetto delle scadenze e impegni giornalieri cercate di fare all’inizio della giornata lavorativa il LAVORO più difficile. Se dovete svolgere contemporaneamente due lavori, uno facile e uno complesso, fate prima quello complesso. Non rinviate. Fatelo subito e la giornata lavorativa vi sembrerà molto più leggera.
Come organizzare la scrivania
- Non lasciare mai la scrivania in disordine quando si esce dal lavoro.
Con una scrivania in ordine, il giorno dopo, si lavora con più tranquillità e si è più efficienti. - Tenere sulla scrivania solo ciò che è utile al lavoro che si sta eseguendo.
- Tenere vicino a se solo gli strumenti strettamente necessari (ad esempio: pc e documenti; telefono, blocco appunti e penna).
- Non tenere le risme di fogli bianchi per la stampante sulla scrivania, solo perché si pensa che siano più comode da prendere. In realtà creano disordine e danno la percezione di avere molti più lavori da fare.
- Tenere a debita distanza tutti gli altri documenti/lavori di cui non occorre occuparsi subito.
- Non tenere sulla scrivania cose e documenti che non servono immediatamente.
- I documenti in attesa di essere archiviati vanno posizionati su un tavolino o una mensola, non tenere sulla scrivania.